Un CRM cloud su misura per una rete religiosa in 41 paesi
Un CRM cloud su misura ha sostituito un database Microsoft Access legacy per una rete religiosa di 1.800+ membri in 41 paesi — con dati live, ricerca potente e un livello assistito da OpenAI che ha dimezzato i tempi di generazione dei report.
La sfida
- Una rete di organizzazioni religiose internazionali fondata nei primi dell'Ottocento operava su un database Microsoft Access privo di struttura relazionale.
- I dati erano duplicati e spesso obsoleti, la ricerca era assente, e una struttura a fonte unica rendeva ogni aggiornamento macchinoso e rischioso.
- Documenti storici risalenti all'Ottocento — documenti, fotografie e media — dovevano essere preservati e resi recuperabili.
Cosa abbiamo fatto
- Abbiamo costruito un CRM cloud con aggiornamenti dati in tempo reale, record standardizzati e un modello di input crowd-sourced per membri, comunità e province.
- Una dashboard intuitiva mostra statistiche visive dinamiche, e ricerca e filtri potenti permettono di estrarre report complessi da dati live.
- Il sistema è accessibile globalmente, supporta il caricamento di file e genera su richiesta un indice stampabile pronto per la pubblicazione.
- È completamente serverless su Google Firebase, e un livello con API OpenAI assiste nella ricerca e nell'organizzazione dell'archivio.
Risultati
- 1,800+membri in 41 paesi
- 50%riduzione nei tempi di generazione dei report
- 30%aumento nell'efficienza di ricerca
- 99.9%garanzia di uptime
Il contesto
Il cliente è una rete di organizzazioni religiose cattoliche fondata nei primi dell'Ottocento, con oltre 1.800 membri in 41 paesi. Il loro lavoro spazia tra istruzione, counseling, cura pastorale, sviluppo comunitario, sanità e supporto ai bambini vulnerabili, molto centrato sull'istruzione di ragazze e donne.
Si sono rivolti a noi con un problema di gestione dei record. L'intera storia di membri e comunità girava su un vecchio database Microsoft Access. Non aveva struttura relazionale, quindi i dati erano duplicati, spesso non aggiornati, e difficili da cercare. Ogni aggiornamento era macchinoso e metteva a rischio l'integrità dei dati. Inoltre, i documenti storici risalenti all'Ottocento dovevano essere preservati e resi recuperabili.
Cosa abbiamo costruito
Abbiamo sostituito il database legacy con un CRM cloud costruito per dati live, record standardizzati e un modello di input crowd-sourced, così le persone in tutta la rete possono mantenere aggiornate le proprie informazioni.
- Una dashboard intuitiva con statistiche visive dinamiche e una visione chiara di membri, comunità e province.
- Ricerca e filtri potenti, così report complessi possono essere estratti da dati live invece che ricostruiti a mano.
- Accesso globale da qualsiasi dispositivo, con caricamento file e un indice stampabile generato su richiesta.
- Un livello con API OpenAI che assiste nella ricerca e nell'organizzazione dell'archivio.
Come funziona in produzione
Il sistema gira completamente serverless su Google Firebase. Un membro o coordinatore in qualsiasi punto della rete può aggiornare un record, e tutti vedono la versione corrente. I report che prima significavano estrazione manuale, aggiornamento e formattazione ora vengono generati da dati live, incluso l'indice stampabile che offre un quadro organizzativo completo.
Il risultato
Il tempo di generazione dei report è calato della metà, l'efficienza di ricerca è salita di circa il 30%, e la ridondanza dei dati è crollata. La piattaforma garantisce un uptime del 99,9%, così i record restano sempre raggiungibili. Altrettanto importante, ha dato una casa stabile a secoli di documenti, fotografie e media, digitalizzati e organizzati così che il patrimonio della rete sia preservato e allo stesso tempo utilizzabile.
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