Agente Protocollo Documenti
Un agente per l'intero ciclo di vita del protocollo documentale — dalla registrazione all'archiviazione — con numerazione progressiva, flusso di approvazione e ricerca full-text.
- RISPARMIATE / MESE — UFFICIO PICCOLO
- 20–40h
- RISPARMIATE / MESE — MEDIA IMPRESA
- 80–160h
- RISPARMIATE / MESE — ALTO VOLUME
- 250h+
- TRACCIABILITÀ PER L'AUDIT
- piena
Cosa automatizza
- C·01
Registrazione in entrata/uscita
Ogni documento in entrata e in uscita viene registrato automaticamente, senza che nulla sfugga al registro.
- C·02
Numerazione e classificazione
Numerazione progressiva e classificazione per categoria vengono applicate in modo coerente a ogni voce.
- C·03
Approvazione e firma
I documenti passano attraverso un flusso di approvazione con firma elettronica dove richiesto.
- C·04
Archiviazione automatica
Gli elementi vengono archiviati per categoria e progetto così sono recuperabili, non sepolti.
- C·05
Ricerca full-text
Una ricerca full-text avanzata trova qualsiasi documento dal suo contenuto, non solo dal nome del file.
- C·06
Tracciamento scadenze e PEC
Tempi di risposta e scadenze vengono tracciati, con integrazione PEC dove utilizzata.
Un flusso di protocollo in cui nulla sfugge al registro.
Un documento arriva — via email, PEC o scanner — e l'agente lo registra, gli assegna il numero progressivo, lo classifica e lo archivia nel sistema che usi già. Approvazioni e firma elettronica girano nel flusso dove richiesto, le scadenze vengono tracciate dal momento della registrazione, e tutto ciò che l'agente non riesce a classificare con sicurezza va a una persona invece di essere indovinato — ogni azione registrata per l'audit.
- documento arriva
- registrato & numerato
- classificato & archiviato
- approvazione & firma
- scadenza tracciata
Misurato in ore risparmiate.
L'agente registra, classifica e archivia secondo le tue regole; gli elementi poco chiari vengono segnalati a una persona e ogni azione è registrata per l'audit. I documenti restano nei tuoi sistemi con backup automatico.
- 20–40hRISPARMIATE / MESE — UFFICIO PICCOLO
- 80–160hRISPARMIATE / MESE — MEDIA IMPRESA
- 250h+RISPARMIATE / MESE — ALTO VOLUME
- pienaTRACCIABILITÀ PER L'AUDIT
Come lo portiamo in produzione
FASE 1 Pre-design
Call conoscitiva e audit tecnico del tuo registro di protocollo, numerazione e archiviazione attuali.
FASE 2 Regole e dati
Mappiamo numerazione, categorie, passaggi di approvazione, regole di conservazione e l'archivio su cui scrivere.
FASE 3 Pilota
Facciamo girare l'agente su documenti reali — registrazione, classificazione e archiviazione reali, riviste.
FASE 4 Rollout
Misuriamo ore risparmiate e tracciabilità, poi scaliamo su uffici e tipi di documento.
01Rispetta le regole di trasparenza e conservazione?
È costruito per questo. Numerazione progressiva, classificazione e conservazione seguono le tue regole, e ogni azione è registrata per l'audit — mantieni piena tracciabilità.
02Funziona con il nostro archivio esistente?
Sì. Scrive sul sistema documentale che usi già invece di sostituirlo — ci colleghiamo alla tua fonte di verità.
03Una persona può correggere la classificazione?
Sì. L'agente classifica e archivia; gli elementi poco chiari vengono segnalati per revisione, e il personale può riclassificare. La responsabilità resta al tuo ufficio.
04I nostri dati documentali sono sicuri?
L'agente gira sui tuoi sistemi con backup automatico, e nulla esce dal tuo ambiente.
05Quanto tempo per un pilota live?
Un primo tipo di documento è di solito operativo entro poche settimane dal pre-design.
La pre-progettazione è gratuita.
Prima di qualsiasi impegno, analizziamo il processo, dimensioniamo il ritorno e progettiamo l’agente attorno al tuo team.
- Call di discovery e demo della soluzione
- Audit tecnico del workflow attuale
- Stima del ritorno sull’investimento
- Pianificazione di account e accessi di terze parti
- Flussi operativi disegnati sul tuo team
- Analisi dei requisiti su dati e database
- 01Mappa del flusso
- 02Stima delle ore risparmiate
- 03Proposta definita
§ 08
Metti al lavoro questo agente.
Prenota una call di 30 minuti: mappiamo il flusso, gli strumenti che gli servono dal tuo sistema e le ore che restituisce.