Un agente AI può smistare le PEC del Comune?
Sì, se propone e una persona conferma. Smistare la posta certificata vuol dire leggere ogni messaggio, capire di cosa parla e mandarlo all'ufficio giusto. È un lavoro ripetitivo che l'intelligenza artificiale sa fare, e non decide nulla sul cittadino.
C'è già un precedente italiano. INPS classifica e smista le PEC con modelli addestrati sui messaggi e sulle correzioni dei suoi operatori. Tutto gira nei data center dell'Istituto, per restare in regola con il GDPR. Secondo la scheda dell'OCSE, con dati forniti da INPS e riferiti al 2022, il sistema era attivo in 10 città e aveva elaborato più di un milione di PEC. L'Istituto stima un risparmio tra 30.000 e 40.000 giornate di lavoro l'anno.
La nostra lettura: sono numeri dichiarati dall'ente e non verificati da altri. Mostrano comunque che lo smistamento si può fare tenendo i dati in casa.
Cosa dice l'AI Act sullo smistamento delle PEC?
L'AI Act elenca gli usi ad alto rischio, e smistare la posta non c'è. Anche quando un sistema lavora in un ambito dell'elenco, il regolamento non lo considera ad alto rischio se svolge un compito procedurale limitato e non fa profilazione delle persone. Le regole sull'alto rischio partono comunque dal 2 dicembre 2027.
Già oggi vale l'obbligo di alfabetizzazione: chi usa un sistema di AI prende misure perché il personale sappia usarlo. In Italia la legge 132 del 2025 aggiunge che la PA usa l'AI garantendo che se ne conosca il funzionamento e che l'uso sia tracciabile.
Cosa chiedono il GDPR e la sicurezza?
Le PEC contengono dati personali, a volte anche particolari, come un certificato medico allegato a una domanda. Per un ente la base è il compito di interesse pubblico, previsto dal GDPR. Servono misure di sicurezza adeguate, e una valutazione d'impatto se il rischio per le persone è elevato. La valuta l'ente insieme al responsabile della protezione dei dati.
Se l'ente rientra nella normativa NIS sulla cybersicurezza, come i Comuni sopra i 100.000 abitanti e i capoluoghi di regione, il sistema entra anche nelle sue misure. Il coordinamento spetta al responsabile per la transizione digitale previsto dal CAD.
Sui dati c'è un buon esempio dalla Danimarca. La guida dell'agenzia danese per la digitalizzazione alle autorità pubbliche dice che i dati personali si inseriscono solo in strumenti valutati e approvati per quei dati, mai in servizi gratuiti aperti a tutti.
Perché le regole del protocollo aiutano?
Le regole sul protocollo informatico sono già pensate per un lavoro tracciato. A ogni messaggio ricevuto corrisponde un'unica registrazione. Per le Linee guida AgID sui documenti informatici, in vigore dal 2022, oggetto, mittente e destinatario non si modificano. Le uniche informazioni che si possono cambiare dopo la registrazione sono l'assegnazione interna e la classificazione.
Il sistema di protocollo traccia ogni operazione e la attribuisce all'operatore. Se un dato cambia, restano visibili sia il vecchio sia il nuovo. Le regole di assegnazione stanno nel manuale di gestione documentale, che l'ente pubblica sul proprio sito.
La nostra lettura: l'agente lavora proprio sui due campi che il sistema permette di correggere, e ogni sua proposta lascia una traccia. La registrazione resta un'operazione attribuita a una persona.
Come funziona, in pratica?
Un caso di esempio, non un ente reale. Un Comune capoluogo di regione riceve 600 PEC al giorno. L'agente legge ogni messaggio e i suoi allegati, poi propone l'ufficio e la voce di classificazione. L'operatore del protocollo conferma con un clic o corregge. Le PEC su cui l'agente è incerto restano nella coda manuale, come oggi.
- L'agente propone, il protocollo registra solo dopo la conferma dell'operatore.
- Sotto una soglia di sicurezza fissata dall'ente, la PEC va direttamente a una persona.
- Ogni proposta e ogni correzione finisce in un registro. Lo storico del protocollo mostra cosa ha proposto l'agente e cosa ha cambiato l'operatore.
- I dati restano in ambienti autorizzati dall'ente, senza copie su servizi gratuiti.
- Il manuale di gestione documentale descrive l'assegnazione assistita e il ruolo dell'operatore, e si pubblica aggiornato.
- Per quattro settimane si misurano i tempi di assegnazione prima e dopo, sulle stesse tipologie di PEC.
E noi?
Nel nostro sito descriviamo l'agente Document-Protocol, pensato per il protocollo documentale. Classifica e archivia secondo le regole dell'ufficio, manda a una persona quello che non sa classificare con sicurezza e registra ogni azione. Nella pagina Sicurezza scriviamo che le azioni sensibili aspettano una persona.
Come lo imposteremmo in un Comune: l'agente parte solo con le proposte, senza registrare nulla da solo. La conferma resta all'operatore, e i primi tempi si confrontano con quelli di prima.
Quindi cosa fai?
- Se le PEC arrivano tutte a una casella e qualcuno le smista a mano, parti da lì: è il caso d'uso più semplice.
- Se il sistema di protocollo tiene lo storico delle modifiche, usa quello per controllare l'agente.
- Se le PEC contengono spesso dati sanitari o di minori, coinvolgi il responsabile della protezione dei dati prima della prova.
- Se l'ente rientra nella NIS, inserisci l'agente nelle misure di sicurezza già previste.
“L'agente propone l'ufficio, l'operatore conferma. La registrazione resta in mano a una persona.”
DBrothers — come smisteremmo le PEC di un ente
Domande frequenti
Serve sempre una valutazione d'impatto sulla privacy?
Il GDPR la chiede quando il trattamento presenta un rischio elevato, per esempio con molti dati sanitari. Con le PEC capita spesso, quindi conviene farla prima della prova e non dopo.
Il cittadino deve sapere che la sua PEC è letta da un'AI?
La legge 132 del 2025 chiede che il funzionamento sia conoscibile e l'uso tracciabile. Il modo più semplice è scriverlo nel manuale di gestione documentale e nell'informativa privacy.
Cosa succede se l'agente sbaglia ufficio?
L'operatore corregge l'assegnazione, come fa oggi con un errore umano. Il protocollo tiene sia la proposta sia la correzione, e quelle correzioni servono a migliorare l'agente.
Se nel tuo ente qualcuno passa le mattine a smistare PEC, è il punto giusto per partire. Si disegnano insieme le regole di assegnazione, e la conferma resta all'operatore del protocollo.
