Cosa vuol dire usare l'AI nell'istruttoria?
L'istruttoria è la fase in cui l'ufficio raccoglie documenti e fatti prima di decidere su una domanda. È la parte più lunga di molte pratiche, ed è qui che l'AI può far risparmiare tempo: leggere allegati, controllare che ci sia tutto, mettere in ordine i dati.
Un caso di esempio, non un ente reale. L'ufficio servizi sociali di un'Unione di Comuni riceve 900 domande per un contributo affitti. L'AI estrae i dati dai documenti e segnala le incongruenze, come un ISEE scaduto o un contratto senza registrazione. Il funzionario valuta ogni domanda e firma.
Quando è un compito preparatorio?
L'AI Act mette tra gli usi ad alto rischio i sistemi che valutano se una persona ha diritto a prestazioni e servizi pubblici essenziali, o che concedono, riducono o revocano un beneficio. L'articolo 6 però esclude i sistemi che non incidono in modo rilevante sulla decisione, per esempio quando svolgono un compito preparatorio o un compito procedurale limitato.
La nostra lettura: nel caso dell'esempio, la checklist dei documenti e l'estrazione dei dati sono compiti preparatori. Se invece il sistema desse a ogni domanda un punteggio di «meritevolezza», o mettesse le domande in ordine di priorità, inciderebbe sulla decisione. Attenzione anche alla profilazione: un sistema che valuta le persone in base ai loro dati resta sempre ad alto rischio.
Cosa chiede già oggi la legge italiana?
- Motivazione. La legge 241 del 1990, all'articolo 3, chiede che ogni provvedimento indichi i fatti e le ragioni giuridiche emersi dall'istruttoria. Vale anche quando l'istruttoria l'ha preparata un sistema di AI.
- Responsabilità. La legge 132 del 2025, all'articolo 14, dice che l'AI ha una funzione di supporto e che la persona resta l'unica responsabile del provvedimento.
- Conoscibilità. Il Consiglio di Stato, già nel 2019, ha stabilito che l'algoritmo usato dalla PA deve essere conoscibile e che la decisione non può dipendere solo dalla macchina.
- Decisioni automatizzate. Il GDPR, all'articolo 22, dà il diritto di non essere sottoposti a una decisione basata solo su un trattamento automatizzato che incide in modo rilevante sulla persona, salvo eccezioni previste dalla legge.
Per un trattamento nuovo di dati personali su larga scala, come 900 domande con ISEE e contratti, il GDPR chiede di valutare prima l'impatto sulla protezione dei dati, la cosiddetta DPIA, quando il rischio è elevato.
Come si imposta in pratica?
- L'AI estrae e segnala, non dà punteggi alle persone.
- Ogni segnalazione rimanda al documento originale, così il funzionario la verifica in un clic.
- La motivazione la scrive il funzionario, non il sistema.
- Nessun esito negativo senza aver sentito prima la persona, come prevede l'articolo 10-bis della legge 241.
- Ogni uso entra nel registro dell'ente con la sua classificazione, prima di partire.
E noi?
Come lo imposteremmo per l'ufficio dell'esempio: l'agente prepara per ogni domanda una scheda con i dati estratti e le incongruenze, ciascuna con il link al documento. Il funzionario conferma o corregge, scrive la motivazione e firma. Il sistema non vede graduatorie e non propone esiti.
Quindi fin dove arrivi?
- Se l'AI controlla documenti, estrae dati o riassume, puoi partire con DPIA, informativa e registro in ordine.
- Se l'AI propone un esito o un ordine tra le domande, preparati agli obblighi dell'alto rischio e coinvolgi il responsabile della protezione dei dati dall'inizio.
- Se l'AI decide da sola su un beneficio, fermati: la legge italiana chiede che la decisione resti a una persona.
“L'AI può preparare il fascicolo. La motivazione e la firma restano al funzionario.”
DBrothers — sull'AI nei procedimenti
Domande frequenti
Se il funzionario firma, la decisione è sempre umana?
Non per forza. Se il funzionario si limita a recepire un punteggio della macchina, la decisione può dipendere di fatto dal sistema. Per questo conviene che l'AI non dia punteggi e che la motivazione la scriva una persona.
Le regole sull'alto rischio valgono già?
No. Per i sistemi dell'elenco dell'AI Act gli obblighi partono il 2 dicembre 2027. Le regole italiane su motivazione e responsabilità, e il GDPR, valgono già oggi.
Le regole possono ancora cambiare?
Sì. Le linee guida della Commissione europea sull'articolo 6 erano in bozza alla nostra ultima verifica. Aggiorneremo questa pagina se cambiano.
Scegli una pratica con molte domande simili e guarda quanto tempo va nel controllo dei documenti. Da lì si capisce se l'AI può aiutare l'istruttoria senza toccare la decisione.
